Estudio Newmark Knight Frank | Parte 2

Edición Especial | Relación Espacio - Productividad

Por Comunicación Newmark Grubb Central America
comunicacion@ngcentralamerica.com

El efecto directo de una oficina de alta calidad y la retención de los trabajadores.

A medida que el mercado laboral continúa mejorando, atraer y retener al mejor talento es cada vez más importante para las empresas; es difícil cuantificar los costos directos e indirectos de reemplazar a un empleado, pero un estudio del Center for American Progress concluyó que podría ser superior al 120% del salario del empleado para aquellos en posiciones de alto nivel. Dentro de los costos indirectos de estas estimaciones se considera el efecto de la rotación de empleados en la productividad. El tiempo dedicado por otros colaboradores al asumir los deberes de un ex compañero de trabajo y la formación de nuevos empleados lo que resulta en una gran afectación en la productividad.

Por estas razones, la retención de empleados debería estar entre las principales prioridades de una empresa. Considerando igualdad de condiciones laborales, el ambiente de trabajo bien podría inclinar la balanza en la toma de decisión de un empleado en quedarse en su compañía actual o aceptar un nuevo puesto. Si bien es poco probable que un empleado renunciara, simplemente debido a que no estaba satisfecho con el espacio de trabajo, en el entorno competitivo actual es probable que los empleados más talentosos obtengan en algún momento ofertas de trabajo no solicitadas, y el ambiente de la oficina es sin duda una consideración que se toma en cuenta para decidir si quedarse o irse.

La importancia de la retención de los empleados proporciona un argumento adicional respecto a que la sobre-densificación puede no ser una decisión inteligente. Incluso con el ahorro de costos al reducir la cantidad de espacio por trabajador, la mayor rotación de los empleados descontentos con el entorno de trabajo contrarrestará estos ahorros. Si bien muchas de las referencias sobre el entorno laboral varían según las líneas generacionales, las oficinas privadas permiten un mayor enfoque que un espacio abierto de trabajo.

De la misma manera que la sobredensación puede conducir a una mayor rotación de personal, ocupar un espacio premium clase A puede llevar a una mayor retención de empleados. Un espacio de oficina con una gran cantidad de luz natural, opciones flexibles para disfrutar de privacidad acústica, una ubicación conveniente y buenas amenidades tiende a convertirse en un lugar estable a largo plazo ayudando a atraer y retener el talento humano.

Resultados | Compensación entre productividad y costos.

Está claro que existe una correlación entre la sobre densificación y la pérdida de productividad, y entre mejor sea espacio de oficinas de su clase así será el aumento en la productividad. Simulamos estos dos escenarios para un negocio ficticio y los aplicamos a datos del mercado de oficinas de diez grandes áreas metropolitanas de los EE.UU. Esto nos permitió comparar cómo un cambio en los costos de alquiler puede compensarse con un cambio en la productividad y cuantificar pérdida de productividad o ganancia que se requeriría para alcanzar ese equilibrio.

Para evaluar estas comparaciones, tomamos una firma prototípica de servicios financieros y empresariales de 250 empleados que ocupa un espacio de oficinas clase A en el centro o el distrito central de negocios de cada ciudad y presentamos dos escenarios:

Escenario 1: la empresa se reubica en otro edificio Clase A y sobre densifica reduciendo el espacio por empleado de 18.5 (200sqft.) a 16.5 (180sqft.) metros cuadrados.

• Escenario 2: la empresa se reubica a un espacio de ‘oficina trofeo’ en un diseño eficiente que le permite reducir el espacio por empleado de 18.5 a 17.5 metros cuadrados.

Posteriormente examinamos la pérdida o ganancia de productividad necesitaría para compensar el cambio en el costo de alquiler en estos dos escenarios cuando se contabiliza la diferencia de la tasa de alquiler y el salario en diferentes niveles en las diversas áreas metropolitanas. Estamos traduciendo una pérdida de productividad en dólares al estimar la parte equivalente del salario anual de ese empleado; por ejemplo, una pérdida de productividad del 1% para un empleado dado produce una pérdida para la empresa del 1% de los salarios anuales de ese empleado. Las tablas ilustran los resultados:

Nuestros hallazgos son notables. En el Escenario 1, en cada metro estudiado, una mera pérdida de productividad del 2% es suficiente para compensar por completo los ahorros de costos logrados al reducir el espacio arrendado de 18.5 a 17.5 metros cuadrados por empleado.

Estos hallazgos se ilustran en el cuadro a continuación. Para las áreas metropolitanas con rentas más bajas, como Dallas y Atlanta, solo se requiere una pérdida de productividad del 1% para compensar por completo los ahorros de alquiler acumulados a través de dicho programa de densificación.

Es importante destacar que existe un límite en los costos de disminución de la productividad o en los ahorros derivados del aumento de la productividad. Nuestras tablas muestran el costo o beneficio potencial, hasta un 5% del tiempo de los empleados, de un entorno de trabajo modificado. Hay rendimientos decrecientes para crear un espacio espectacular; eventualmente, los empleados están limitados por sus talentos naturales y el número de horas en un día, por lo que las ganancias de productividad no son infinitas.

De manera similar, la pérdida de productividad debido a un ambiente de trabajo inferior no continuará indefinidamente. Sin embargo, el punto crítico es que incluso un impacto modesto en la productividad por un cambio en el ambiente de trabajo, para bien o para mal, puede implicaciones [ ahorros / costos significativos ] para los inquilinos.

Si bien la reducción de los metros cuadrados ocupados por trabajador parece ser una forma sencilla de reducir costos, es importante tener en cuenta su posible impacto negativo en la productividad. Solo una disminución del 2% en la productividad puede aniquilar los ahorros en el alquiler de un inquilino, por lo que los inquilinos deben considerar cuidadosamente si las reducciones bruscas en el espacio can en pro de los intereses a largo plazo de la compañía.

Del mismo modo, aunque sin duda aumentará los costos de ocupación para actualizar al mejor espacio de su clase, las ganancias de productividad asociadas pueden ser suficientes para algo más que recuperar esos costos de alquiler adicionales.

Seleccionar una ubicación y un diseño apropiados para la oficina es una decisión comercial importante con muchos factores y variables a considerar. Estos hallazgos dejan en claro que los posibles cambios en la productividad debido a la comodidad y la estructura de un nuevo entorno de trabajo deberían ser considerados cuidadosamente.